MALİ İŞLER UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

AHESEN (AİLE HEKİMLİĞİ ÇALIŞANLARI SENDİKASI ) MALİ İŞLER UYGULAMA YÖNERGESİ
1.GENEL ESASLAR
AMAÇ:

Madde 1. Bu yönetmeliğin amacı; Aile Hekimliği Çalışanları Sendikası’nın kuruluş ve görevlerini belirlemek; sendika merkez ve şubelerinde saymanlık işlemlerinin yasalara, tüzüğe ve genel kurul kararlarına uygun olarak yapılmasını, 4688 sayılı yasa ve tüzüğün mali hükümleri gereği sağlanacak gelirlerin genel kurulca onaylanan bütçe ile uyumunun sağlanmasını, giderlerin gerçekleşmesi sırasında izlenmesi zorunlu yolun belirlenmesini, gelir ve giderler ile demirbaş kayıtlarının yasa ve tüzük hükümlerine uygun tutulması, mali konularda üyelere, denetim organlarına ve karar organlarına kolay, açık ve sağlıklı bilgi verilmesini sağlamak ve muhasebe kayıt ve nizamının genel onay görmüş ilkeler doğrultusunda kayıt altına alınmasını sağlamak, şubelerin mali konularda uygulama birliğinin sağlanması çalışmalarının yönlendirilmesini amaçlar.

KAPSAM:
Madde 2. Bu yönetmelik AHESEN Genel Merkez, Şube ve Temsilciliklerde yürütülen bütçe, gelir-gider harcama, mal ve hizmet alım-satım ile ilgili işlemleri kapsar.

DAYANAK:
Madde 3. Bu yönetmelik, AHESEN tüzüğüne ve 4688 sayılı yasaya dayanılarak düzenlenmiştir.

YETKİ:
Madde 4. Sendikanın gelirlerini toplama ve bunları harcama yetkisi Genel Merkeze aittir. Genel Merkez şubelere harcama yetkisi verebilir.

2- SENDİKA GELİRLERİ

Madde 5.
a- Üyelik Aidatları
b- Faaliyetlerden sağlanacak gelirler
c- Mal varlığının gelir, temlik ve satışından doğan gelirler
d- Bağışlar ve diğer gelirler

Madde 6. Sendika aidatları, üyelerin bordroya yansıyan aylık net maaşlarının %0.5 idir.

Madde 7. Aidatlar aşağıdaki şekilde toplanır:

1- İşyeri temsilcilerince makbuz karşılığında, (istisnai durumlarda)
2- İşyeri tahakkuk memurluğunca bordro üzerinden,Genel Merkez hesabına aktarılır.

BAĞIŞLAR

Madde 8. AHESEN Genel Merkez, şube yada temsilciliğine çeşitli kuruluş ve kişilerden para veya mal olarak yapılan bağışlar hesaba aktarılır veya demirbaşa kayıt yapılır. Bağışı kabul eden, kendi bünyesinde harcayabileceği gibi alt veya üst birimlere de aktarabilir. Bağışlar bütçede gösterilir veya ek bir kararla bütçeye eklenir.

DİĞER GELİRLER

Madde 9. Mal varlığı satış ve işletmesinde, yayın, eğitim, kültür ve benzeri etkinliklerden elde edilen gelirlerle öteki gelirlerin toplama ve sarf biçimleri ayrı yönetmeliklerle yada MYK nın kararı ile belirlenir. Bu gelirler de bütçede gösterilir veya ek bir kararla bütçeye eklenir.

3-SENDİKA GİDERLERİ

BÜTÇE

Madde 10. Sendikanın gelir ve giderleri merkez ve şube temsilcilik örgütleri genel kurullarınca yapılacak bütçede gösterilir. Genel kurullarda kabul edilen bütçeler ilgili yönetim kurullarınca program bütçeye dönüştürülür.

Bütçede her hizmetin ve hizmet biriminin yeri ve bunlara ayrılan ödenek gösterilir. Yönetim kurulları bütçenin değişik bölümleri arasında aktarmalar yapabilir. Bu durumda merkez bilgilendirir.

ÖDEME YETKİSİ

Madde 11. Sendikanın ödemeleri tüzük hükümleri ve bütçe çerçevesinde Genel Merkezde Genel Başkan ya da Genel Sekreter ve Genel Mali Sekreterin imzalarıyla yapılır. Şubelerde şube başkanı ya da şube sekreteri ile mali işler sekreterinin imzalarıyla gerçekleşir.
ÖDEME BELGELERİ

Madde 12. Sendikanın ödemeleri, tüzük hükümleri ve bütçe çerçevesinde, sendikanın genel amacına uygun olarak standardı belirlenmiş belgeler ile yapılır. Ödeme belgelerine mal ya da hizmeti satan firma ya da kişinin yasalara uygun olarak düzenlediği fatura ya da belgeler eklenir. Belge düzenleme yükümlülüğü olmayanlardan alınan mal ve hizmetler için tutanak düzenlenir ve gider makbuzu kesilir. İlgili yönetim kurulları alınacak mal ve hizmetin özelliğine göre ödenecek gerçek değerlerinin belli bir miktarını avans olarak ödemeye karar verebilir. Mal ve hizmet alımında alınan niteliğine göre teklif alma artırma, eksiltme, pazarlık gibi yöntemlerin en uygunundan yararlanılır. Herhangi bir mal ve hizmet alımında Yönetim Kurulu komisyon kurabilir. Bilirkişi görevlendirebilir ve bir yönetim kurulu üyesi yetkilendirilebilir.

GİDERLER

Madde 13. Tüzüğün amaçları doğrultusunda belirtilen alanlarda harcama yapılır. Sendika tüzüğünde belirtilen amaçlar ve kanunlarla belirtilen faaliyetlerini gerçekleştirmek için, sendika genel kurulunca kabul edilen bütçe dahilinde harcamalarını gerçekleştirir. Sendika gelirlerinin en az yüzde onunu üyelerinin mesleki bilgi ve tecrübelerini artırmak için kullanmak zorundadır. Vergi Usul Kanununa göre demirbaş sayılan her türlü eşya veya malzeme demirbaş defterine kaydedilir ve bunlar hiçbir şekilde gider olarak işlem göremez. Sendika şubeleri, sendika yardımlaşma sandıkları dışında, üyeleri, yöneticileri veya diğer kişi ve kuruluşlara borç para veremez ve elde ettikleri gelirleri dağıtamaz. Sendika Genel Yönetim Kurulu, Şube ve İl Temsilcilikleri banka hesabına, ihtiyaçlarına göre alacağı karar ile nakit ödenek gönderebilir. Bu ödenek miktarı; Şubeler için ödenek tarihi öncesi şube üyelerinin son üç aylık üyelik ödentilerinin ortalamasının % 50 sini, İl Temsilciliği için avans tarihi öncesi ildeki üyelerinin son üç aylık üyelik ödentilerinin ortalamasının % 30 unu geçemez. Gönderilen ödenekler harcanma usulü ve tutulacak kayıtlar Sendika Genel Yönetim Kurulu kararı veya hazırlayacağı yönetmelik ile düzenlenir. Şubelerin ve İl Temsilciliklerinin, Sendika Genel Yönetim Kurulunun aldığı veya onayladığı kararlar uyarınca, Sendika Genel Merkezinin yaptığı harcamalar yukarıda belirtilen ödenek miktarlarına dâhil değildir. Şubeler ve İl Temsilcilikleri; sendika genel kurulunda kabul edilen bütçe esaslarına göre yapacakları her türlü giderleri mevzuat ve usulüne uygun olmak kaydıyla, belgeleri her ay sendika merkezine göndermek üzere muhasebeleştirecektir.Sendika bütçesinde öngörülen ödenekler ilgili Şubeler ve İl temsilcilikleri adına ve bulundukları yerdeki bir bankada açılan hesaba giderleri için avans olarak transfer edilir.

a) Sendika ve şubelerin yönetim kurulu üyeleri ile şube yönetim kurulu üyesi olmayan il temsilcilerine her türlü ödenek, sendika ve şubelerin denetleme, disiplin kurulu üyeleri ile istişari organlarındaki görevliler ile; sendika hizmetleri için geçici olarak görevlendirilen üyelere verilecek yollukların tavanı sendika genel yönetim kurulunda tespit olunur.

b) Sendika ve sendika şubelerinde çalıştırılanların iş akitlerini yapmaya, feshe, bunlara ödenecek ücret, ödenek, yolluk ve tazminatlar ile diğer sosyal haklarını tespite sendika genel yönetim kurulu yetkilidir. Genel yönetim kurulu şubelerde çalışacak daimi personelin çalışma usul ve esasları ile ilgili sahip olduğu yetkiyi yazılı olarak şube başkanlarına devir edebilir.
Personel Ücretleri ve Kira ücretlerinden doğan vergi ve sosyal güvenlik primlerinin ödenmesi: Şubeler, yönetim bürosu olarak kiralanan yerlerin stopaj ödemesini şubenin bağlı bulunduğu yerdeki vergi dairesine şube sıfatıyla mükellefiyet tesis ettirerek ödeyecektir.
Şubeler, Genel Merkezin oluru ile part time (parçalı) veya tam süre ile personel çalıştırabilirler. Sürekli çalıştırılan personel ile yazılı hizmet akdi yapılır. Bordrolar ve bildirgeler genel merkez tarafından düzenlenerek şubelere gönderilir.

c) Sendika şubelerinin her düzeydeki yönetici ve görevlileri ile sendika üyeleri, sendika personeli ve sendika hizmetinde geçici olarak görevlendirilenlere bulundukları yerden başka bir yere geçici olarak görevlendirilmeleri veya aynı şekilde kurs, seminer, toplantı ve benzeri faaliyetlere katılmaları halinde kendilerine ödenecek harcırah, yolluk ve yevmiyeler genel yönetim kurul tarafından tespit olunur.

d)Temsil ve Ağırlama: Bütçe olanakları ölçüsünde yurtiçinden ve yurtdışından genel merkez ve şubeleri ziyarete gelen konuklara ve onlarla birlikte bulunması zorunlu olan sendika yöneticilerine, konukların rehber ve çevirmenlerine, yönetim kurullarının kararı ile verilen yemek, vb. giderler ile sendikayı temsilen gidilen toplantılara ya da ziyaret edilen kişi ve kuruluşlara, anma ve kutlama programlarına gönderilen çiçek vb. giderler için harcama yapılabilir.

e) Hizmet tazminatı; Sendika ve şubelerinde göreve seçilen yönetim kurulu üyelerine, herhangi bir sebeple kamu görevinden atılması durumunda, mahkeme kararı sonuçlanıncaya kadar aylık ücreti sendika tarafından ödenir.

f) Kaza, maluliyet ve ölüm tazminatları; Genel ve şube yönetim kurulu üyelerinden ve önceden karar almak suretiyle genel ve şube denetleme ve disiplin kurulu üyelerinden veya genel ve şube yönetim kurulunca görevlendirilen temsilci, üye ve çalışanlardan birisinin, sendika ile ilgili bir görevi yerine getirmesi sırasında; Kaza geçirerek tedavi gördüğü ve raporlu olduğu sürede, kendilerine sosyal güvenlik kurullarınca yapılan ödemelerle esas işlerinden almakta oldukları ücret arasındaki farklar sendikaca karşılanır. İş kazası sonucunda iş yapamayacak derecede malul kalanlara, sendika yönetim kurulu kararı ile maluliyetleri oranında ve en çok net aylık ücretlerinin beş katı kadar, iş yapamaz durumda malul kalanlara net aylıklarının sekiz katı, ölenlerin varislerine ise net aylık ücretlerinin on katı tutarında tazminat ödenir. İlgililerin kıdem veya hizmet tazminatları saklıdır.

g) Maddi-Manevi Tazminat: Sendika başkanı ve yönetim kurulu üyeleri ile şube başkanı ve il temsilcilerinden herhangi birinin kanun ve tüzükte sayılan, sendikal faaliyetleri nedeniyle, (kişilik haklarına saldırı olmamak kaydıyla) yapmış oldukları basın açıklamaları veya herhangi bir basın yayın organında yer alan beyanları nedeniyle haklarında açılmış olan maddi/manevi tazminat davaları ile ceza davalarında, cezanın paraya çevrilmesi durumunda ortaya çıkacak tazmin yükümlülüğünden sendika tüzel kişiliği doğrudan sorumlu olup, anılan tazminat miktarı ilgiliye rücu edilmeksizin, sendika tüzel kişiliğince herhangi bir karara gerek duyulmaksızın karşılanır. Aynı konuda, sendika başkanı ve yönetim kurulu üyelerinin, şube başkanı ve il temsilcisinin kazandıkları tazminatlar, sendika ’ya irat kaydedilir.

MAL HİZMET SATIN ALIMI USULÜ VE DEMİRBAŞ İŞLEMLERİ

Madde 14. Mal ve hizmet alımına ihtiyaç duyan ilgili sekreterlik mal ve hizmet alımına ilişkin şartnameyi hazırlayarak merkezde Mali daire başkanına, şubelerde mali sekreterliğe verir. Mali İşler Dairesi, ve Sekreterlik ilgili şartnameyi mal ve hizmetin alınacak olduğu kurum/kuruluş firma ve kişilere gönderir. Teklifler kapalı zarf usulüne göre alınır. Mal ve hizmet alımı için en az 2 teklifin alınması esastır. İlgili komisyonca değerlendirilen teklifler üzerinde arttırma, eksiltme pazarlık gibi yöntemlerle hizmet alımı gerçekleştirilir. Mal ve hizmet alımında sözleşmeler yapılarak kurum ve kuruluşlarda belirli sürelerle hizmet alınır.

Sendika amaç ve görevlerinin gerektirdiği taşınır ve taşınmaz mal iktisap edebilir. 5000 TL’den daha yüksek değere sahip demirbaşların alımı, satımı ve düşümü, en az üç kişilik bir komisyon tarafından yapılır. Her tür bakım, onarım, tadilat vb. bu komisyonun sorumluluğunda gerçekleşir. Bu komisyon, Sendika yönetim kurulu kararıyla oluşturulur. Hizmetten çıkarılması gereken demirbaş eşyalar için bir tutanak düzenlenir ve yönetim kurulunun onayından sonra kayıttan düşme işlemi yapılır.
Kayıttan düşürülen demirbaşların pazarlık veya ihale yoluyla satılması yönetim kurulunun kararıyla gerçekleştirilir.

a) Şube Demirbaşları : Şubelere ve temsilciliklere alınan demirbaşlar, şube demirbaş defterine kayıt edildikten sonra yetkili kurulca onaylı bir listesi genel merkeze gönderilir. Şubelerden ve temsilciliklerden gelen demirbaş listeleri genel merkez demirbaş defterine işlenir. Şubeler yıl sonunda demirbaş envanteri yaparak envanterin bir suretini genel merkeze gönderir. Şube demirbaşların kayıttan düşülmesi veya satılması şube yönetim kurulu kararı gerçekleşir. Bu durum, genel merkeze yönetim kurulu kararı ve gerekçesi ile bildirilir.
Diğer uygulamalar genel merkez demirbaşları için uygulanan usul ve esaslara tabidir.

MUHASEBE USULÜ, TUTULACAK DEFTERLER VE KULLANILACAK DİĞER BELGELER

Muhasebe Usulü

Made 15. Sendikanın muhasebe usulü, Vergi Usul Kanunu hükümleri uyarınca çıkarılan muhasebe sistemi uygulama genel tebliğinde belirtilen tek düzen hesap planına uygun bilanço esasıdır. Şubelere tüzük gereği gönderilen avanslar, ilgili şubenin avans hesabına borç yazılmak suretiyle aktifleştirilir. Şubeler, işletme defteri esasına göre muhasebe kayıtlarını tutar. Şubeler, örneği bu yönetmelikte belirtilen gelir gider cetvelini üç nüsha olarak tanzim ederek iki nüshasını ilgili ayın takip eden en geç 30`una kadar harcama belgeleri ile birlikte genel merkeze gönderir. Şubelerin giderleri, gelir/gider cetvelindeki gider kalemleri ve harcama belgelerine dayalı olarak şube gider hesabına borç kaydedilerek ilgili şubenin avansından düşülür. Şubelerin, gider belgeleri, her ay sonunda gelir/gider cetveline bağlı olarak genel merkeze gönderilir. Şube harcama belgeleri genel merkez mali işler dairesince kontrolü yapılır. Usulüne uygun düzenlenmeyen gider belgelerine dayalı olarak yapılan giderler red edilir ve şubeye iade edilir. Gelir Gider cetvellerini süresi içerisinde göndermeyen şubelere %50 avans paylarının gönderilmemesi Merkezi Yönetim Kurulunun yetkisi dahilindedir.
Tutulacak Defterler:
Madde 16.
a) Yevmiye defteri
b) Envanter defteri
c) Demirbaş defteri
d) Defter-i kebir
e) Gider Pusulası
f) Gerekli görülen öteki defterler

4688 yasa bu yasaya bağlı olarak çıkarılan tüzük ve yönetmelikte belirtilen ayrıca 213 sayı Vergi Usul Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan defterlerden ödenti defteri, Yevmiye Defteri, Envanter Defteri, Defter-i Kebir ve şubelerde kullanılacak olan işletme defterleri; mali takvim esasına göre, kullanılmaya başlamadan noterden onaylatılması zorunludur. Demirbaş Defteri, Zimmet Defteri, Gider Makbuzları (Pusulası) Zimmet Defteri gibi defterler, defter sayfalarının bitmesi durumunda noterden yeniden onaylatılır.

Giderler, yönetim kurulu veya diğer yetkili organların alacağı kararlara göre 213 Sayılı Vergi Usul Kanunun öngörmüş olduğu; Fatura, Serbest Meslek Makbuzu, Gider Pusulası, Perakende Satış Fişi (Yazar Kasa Fişi), Ücret Ödemeleri için Yasalara uygun olarak düzenlenmiş Bordrolar, Kira ödemesi için banka dekontları, Vergi ve Sigorta prim ödemelerinde ilgili kurumca düzenlenmiş tahsilat makbuzları, Yolluk ödemelerinde usulüne uygun olarak düzenlenmiş Yolluk Bildirgesi, diğer vergi ve harçlar için ilgili kurumca düzenlen tahsilat makbuzları ve bu yönetmelik ekinde düzenlen Ayrıntılı Harcama Listesi dayanılarak yapılır. Bu belgelerin dışında tutanak, makbuz gibi belgeler gider belgesi niteliğinde değildir. Bunlara dayanılarak herhangi bir gider yapılamaz. Vergi, sosyal sigorta primi, haberleşme, su, elektrik, havagazı, kira, kırtasiye ve buna benzer zorunlu giderler, genel sekreter ya da yönetim kurulu sayman üyesince yapılır. Bunlar için ayrıca yetkili organların kararı alınmaz.

Gider ve Gelir belgeleri, bilgisayar ortamında düzenlenen Tahsil, Tediye ve Mahsup fişine bağlanır. (Şubelerde gider belgeleri, örneği bu yönetmelikte belirlenen aylık gelir-gider cetveline bağlanır.)